Theo quy định của pháp luật, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Khác với Chi nhánh công ty, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, mà chỉ thực hiện chức năng là nơi nghiên cứu thị trường, giới thiệu, tiếp cận đến khách hàng nơi đó nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Do đó, văn phòng đại diện không được tiến hành bất cứ hoạt động sinh lời nào, cũng không được tự mình nhận danh ký kết hợp đồng, mà chỉ đại diện cho công ty ký kết hợp đồng với bên đối tác theo ủy quyền.
Do không có hoạt động kinh doanh, sinh lời nên tất cả chi phí hoạt động của văn phòng đại diện đều do Doanh nghiệp chi trả. Dẫn đến, hoạt động kê khai thuế, quyết toán thuế đều do Doanh nghiệp thực hiện.
Đối với những doanh nghiệp mà hoạt động dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị thì việc thành lập văn phòng đại diện là một lựa chọn hợp lý, nhằm tránh được các hoạt động về kế toán, thuế phức tạp. Có thể kể đến các ngành nghề như: Du lịch, tư vấn, xây dựng,…
Vậy, thủ tục để thành lập Văn phòng đại diện như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này:
1.Hồ sơ đăng ký thành lập Văn phòng đại diện
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II- 11, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sở hữu/ Chủ tich công ty/Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH một thành viên, Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Quyết định của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện và bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đăng ký kinh doanh và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đó trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty không tự mình làm thủ tục.
2. Trình tự, thủ tục thực hiện
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, Người được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Kiên Giang hoặc có thể nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp
Người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục ĐKDN nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư. Sau khi nộp hồ sơ và lệ phí, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận.
- Trường hợp nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Người nộp hồ sơ phải có tài khoản đăng ký kinh doanh, và thực hiện nhập dữ liệu theo quy trình.
Hồ sơ phải được Scan hoặc chụp rõ nét gửi qua mạng lên hệ thống để được xét duyệt. Sau khi hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận và thông báo hợp lệ của Sở kế hoạch và đầu tư.
Sau đó phải nộp hồ sơ bản giấy kèm giấy biên nhận, thông báo hợp lệ và lệ phí tại Phòng đăng kí kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư.
Thời hạn giải quyết: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ không được chấp nhận, thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bổ sung hồ sơ. Thời hạn sẽ là 3 ngày kể từ ngày nhận được đủ bổ sung hợp lệ.
Trên đây là các thông tin liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp mà Tư vấn Blue đã tổng hợp được. Việc thành lập văn phòng đại diện công ty không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ các quy định của pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ vướng mắc hay khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp nhanh chóng, hoàn toàn miễn phí.
