Hiện nay đang có 2 loại hóa đơn được sử dụng là hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn mang lại hiệu quả rất lớn với doanh nghiệp trong việc quản lý và kê khai các loại giấy tờ khi tiến hành giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên có những công việc mà doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
1.Điều kiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử:
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không hề phức tạp. Dựa theo cơ sở pháp lý, căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Có hạ tầng đầy đủ về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử.
– Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử. Hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian uy tín cung cấp.
Tiếp theo đó doanh nghiệp cần phải:
– Tạo hóa đơn điện tử. Để tạo được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải xin quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định này.
– Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
– Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.
Sau ba ngày nhận được đầy đủ 3 loại giấy tờ trên, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế với hai trường hợp cụ thể:
– Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
– Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do rõ ràng không chấp thuận cho doanh nghiệp.
2.Phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
– Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, hình thức hóa đơn giấy đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số cũng như nhiều hạn chế mà nó gây ra.
– Thay vào đó, ngành Thuế tích cực đẩy mạnh các doanh nghiệp chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử nhằm khắc phục những hạn chế mà hóa đơn giấy gây ra cũng như phù hợp với xu hướng thời kỳ công nghệ số
– Với linh hoạt về tính năng cũng như ưu điểm về sử dụng thì hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Hãy cùng chúng tôi phân biệt hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy thế nào để hiểu rõ hơn về hóa đơn chuyển đổi.
– Về ký hiệu trên hóa đơn: điểm khác biệt đó là số seri. Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn điện tử là VC/15E
– Về chữ ký trên hóa đơn: về chữ ký trên hóa đơn thì hóa đơn giấy thông thường sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.
– Về liên của hóa đơn: hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì nói không với liên.
3.Tiện ích vượt trội của hóa đơn điện tử
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Sự chuyên nghiệp hơn của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
– Không mất nhiều thời gian chờ, có thể sử dụng sau vài giờ khi đăng ký phát hành.
– Tiết kiệm thời gian về thủ tục hành chính thuế.
– Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hoá đơn.
– Độ chính xác cao, bảo mật tuyệt đối, tránh được tình trạng làm giả hóa đơn.
– Không phải báo cáo tình hình chi tiết sử dụng hóa đơn điện tử khi đã có mã xác thực của cơ quan thuế.
– Khả năng lưu trữ tốt, người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không lo bị rủi ro như nhàu nát, cháy, mất hóa đơn.
– Quá trình doanh nghiệp xác thực thông tin pháp lý với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan dễ dàng hơn qua việc gửi tổng hợp hóa đơn online.
– Người mua hàng hóa của doanh nghiệp, nếu muốn chứng thực độ chính xác của hóa đơn có thể tra cứu tại website của Tổng cục thuế.
