Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn mang lại hiệu quả rất lớn với doanh nghiệp trong việc quản lý và kê khai các loại giấy tờ khi tiến hành giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên trong một số trường hợp phải sử dụng hóa đơn giấy, do đó doanh nghiệp phải in hóa đơn giấy từ hóa đơn điện tử. Việc xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy là một trong những nghiệp vụ mà bất cứ kế toán nào cũng phải nắm được, tuy nhiên không phải ai cũng làm tốt vấn đề này nhất là những người mới làm lần đầu sẽ rất lúng túng hoặc chưa biết cách xuất hóa đơn điện tử. Để giúp quý vị hiểu hơn hãy cùng Tư vấn Blue chúng tôi tìm hiểu về việc xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy như thế nào? Quy trình xuất hóa đơn điện tử chung.
1.Khái niệm
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được khởi tạo, phát hành, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có tập hợp các dữ liệu điện tử về trao đổi mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý, bao gồm nhiêu tiêu chí để trở thành một hóa đơn điện tử hợp lệ.
2. Tại sao phải xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử hiện nay rất phổ biến được đa số các bên áp dụng, nhưng dù sử dụng hóa đơn điện tử nhưng trong một số trường hợp khách hàng vẫn cần doanh nghiệp xuất hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, hàng hóa. Xuất hóa đơn điện tử để:
- Phục vụ trong việc lưu thông hàng hóa trên đường, trình giấy tờ lên các cơ quan chức năng chứng minh nguồn gốc hàng hóa tránh việc bị thu hồi hay giữ hàng hóa phục vụ công tác điều tra ảnh hưởng đến thời gian xuất nhập hàng.
- Phục vụ việc bán hàng của các nhân viên kinh doanh. Một số nhân vIên kinh doanh khi đi thị trường giới thiệu sản phẩm của mình sẽ cần đến hóa đơn để tạo sự tin tưởng thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình.
- Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy theo yêu cầu phục vụ một nghiệp vụ kế toán nào đó của các cơ quan chức năng liên quan
- Xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng phục vụ cho công việc của họ được thuận lợi
- Xuất hóa đơn phục cho khách kiểm kê, kiểm soát, sản phẩm đã mua được dễ dàng thuận tiện thường là trong siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng…
Có rất nhiều lý do buộc doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, thực hiện xuất hóa đơn cần đảm bảo nhanh chóng và thuận tiện nhất có thể.
3. Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy
Hiện nay có rất nhiều các phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp, cửa hàng của mình. Do đặc thù từng phần mềm hóa đơn điện tử mà xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy sẽ có những thao tác cụ thể khác nhau, tuy nhiên thì sẽ có một quy trình chung cho việc xuất hóa đơn điện tử mà bất cứ ai làm một lần là có thể nhớ và nắm rõ.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Truy cập đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt.
- Bước 2: Lựa chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn.
- Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách click vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy từ máy in, ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn
Khi xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, các hóa đơn này chưa có giá trị pháp lý, để hóa đơn có giá trị pháp lý thì buộc người đại diện chịu trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp phải ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp. Chữ ký và dấu của doanh nghiệp là căn cứ để xác nhận hóa đơn có giá trị, việc mua bán là thật và không giả mạo
Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị quyết 01/NQ-CP của Chính phủ ngày 01/01/2019 về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2019 trong đó “…Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn.”
Khoản 4, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP Quy định “4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”
Do đặc thù của việc kết nối dữ liệu, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử khác phương thức giấy, doanh nghiệp nên thực hiện hóa đơn điện tử trước thời hạn nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực để đảm bảo việc kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Mọi vấn đề liên quan đến hòa đơn điện tử quý vị hãy liên hệ với công ty Tư vấn Blue tư vấn và hỗ trợ.
